Meça a IA pelo trabalho que o seu negócio conclui

Uma ferramenta de IA pode tornar uma tarefa mais rápida, deixando o resultado empresarial inalterado. Na Devmojos, pensamos que uma discussão útil sobre investimento em IA deve acompanhar o trabalho até à sua conclusão, incluindo o esforço humano à sua volta.

Considere um processo hipotético de faturas de fornecedores. Uma ferramenta extrai o nome do fornecedor, o número da fatura e os valores. Mas a referência da ordem de compra está em falta, um encargo necessita de esclarecimento ou a fatura não corresponde às mercadorias recebidas. Alguém ainda precisa de investigar, contactar a pessoa certa e corrigir o registo. Uma extração mais rápida pode ser útil; a fatura ainda precisa de chegar a uma linha de chegada acordada.

Antes de decidir o que automatizar, mapeie as transições. Acompanhe uma fatura desde a chegada até à verificação, esclarecimento, aprovação e entrada no processo de pagamento. Identifique o responsável por cada transição e a informação de que necessita. Decida o que acontece quando essa informação está em falta. Neste exemplo, concluído pode significar corretamente registado, adequadamente aprovado e pronto para pagamento, com itens não resolvidos atribuídos a uma pessoa.

Estabeleça uma linha de base ao longo de todo esse percurso. Registe o esforço de processamento e revisão, as correções, o manuseamento repetido e o tempo gasto à espera de informação em falta. Inclua colegas que respondem a pedidos de acompanhamento. Uma alteração que remove trabalho de uma secretária pode adicioná-lo a outra, pelo que ambas pertencem à comparação.

Teste casos normais juntamente com exceções: referências em falta, encargos pouco claros, submissões duplicadas e detalhes incompatíveis. Verifique se o trabalho rotineiro chega à conclusão e se uma pessoa recebe contexto suficiente para resolver uma exceção. O resultado deve mostrar o que realmente aconteceu, incluindo casos que pararam ou precisaram de ajuda. Uma demonstração convincente é um ponto de partida para essa avaliação.

Inclua o trabalho operacional na avaliação. Alguém manterá as conexões, inspecionará falhas e ajustará o fluxo de trabalho quando o negócio mudar. Acordem quem fará isso e como a equipa notará quando o processo deixar de se comportar como esperado. Qualquer alegação de esforço poupado deve contabilizar a revisão, a correção e a manutenção, bem como a etapa automatizada.

Na Devmojos, os nossos serviços de entrega de software e de fluxos de trabalho com IA podem ajudar a transformar essa discussão num âmbito de implementação definido. Comece com o limite do processo, os critérios de conclusão, os casos de teste e o plano de medição. As poupanças são algo a investigar através de testes, em vez de assumir no briefing.

Para um primeiro passo prático, percorra uma pequena seleção de faturas recentes pelo processo atual com as pessoas que as tratam. Marque cada transição e item não resolvido. O que tem de ser verdade para que possa chamar ao trabalho concluído — e a sua avaliação de IA medirá tudo isso?