Notieren Sie die tatsächliche Arbeit, bevor Sie sie mit KI automatisieren

Wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen besitzen oder leiten, ist mein Rat einfach: Bevor Sie eine Aufgabe mit KI automatisieren, setzen Sie sich mit der Person zusammen, die sie ausführt, und notieren Sie, was tatsächlich passiert. Nicht das, was das Verfahren vorschreibt. Nicht das, woran Sie sich erinnern, genehmigt zu haben. Die Arbeit selbst.

Ich glaube, dies ist der nützlichste Ausgangspunkt, weil ein offizieller Prozess genau die Dinge auslassen kann, die den Erfolg der Arbeit ausmachen. Eine Abkürzung, die unnötige Mühe spart. Eine Ausnahme, die eine andere Reaktion erfordert. Ein Kollege, der weiß, wie man einen seltsamen Fall entwirrt. Eine abschließende Prüfung, die niemand in die Anweisungen aufgenommen hat.

Diese Details verdienen Ihre Aufmerksamkeit, bevor Sie etwas kaufen oder entwickeln. Wenn Ihre Automatisierung nur der offiziellen Version folgt, riskieren Sie, die Schritte auszulassen, die Menschen stillschweigend durchführen, um ein korrektes Ergebnis zu erzielen. Meiner Ansicht nach ist es kein lohnenswertes Ziel, einen unvollständigen Prozess schneller laufen zu lassen.

Beginnen Sie mit einer Aufgabe, nicht mit einer gesamten Abteilung. Bitten Sie die Person, die sie ausführt, Sie durch einen normalen Fall von Anfang bis Ende zu führen. Was löst die Arbeit aus? Welche Informationen treffen ein und woher kommen sie? Was öffnen, prüfen, ändern, senden oder speichern sie? Schreiben Sie die Schritte in gewöhnlicher Sprache. Sie benötigen kein ausgearbeitetes Diagramm, um ein nützliches Gespräch zu führen.

Fragen Sie dann nach den Fällen, die nicht passen. Was passiert, wenn Informationen fehlen? Wenn zwei Datensätze widersprüchlich sind? Wenn eine Anfrage außerhalb der üblichen Regeln liegt? Wer entscheidet, was als Nächstes zu tun ist? Ich würde besonders auf jeden Schritt achten, der als etwas erklärt wird, das ein Kollege einfach weiß, wie man damit umgeht. Das ist ein Grund, mehr Fragen zu stellen, nicht ein Grund anzunehmen, dass KI die Kontrolle übernehmen kann.

Unterscheiden Sie als Nächstes routinemäßige Schritte von Entscheidungen, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Ich würde klare, wiederholbare Schritte zuerst für die Automatisierung in Betracht ziehen. Wo jemand eine mehrdeutige Anfrage interpretieren, eine Ausnahme genehmigen oder die Verantwortung für eine weitreichende Entscheidung übernehmen muss, würde ich einen expliziten menschlichen Kontrollpunkt beibehalten. Das Ziel sollte sein, unnötige Mühe zu beseitigen, ohne die Verantwortung zu verbergen.

Vereinbaren Sie, bevor Sie fortfahren, was „fertig“ und „korrekt“ bedeutet. Sind die Informationen vollständig? Wurde die erforderliche Genehmigung erteilt? Kann die nächste Person das Ergebnis nutzen, ohne nach einer Klärung zu suchen? Meiner Ansicht nach benötigt die Automatisierung eine klare Definition des Erfolgs, nicht nur einen Punkt, an dem sie aufhört zu laufen.

Halten Sie diese Übung verhältnismäßig. Für eine einzelne, abgegrenzte Aufgabe würde ich Stunden, nicht Wochen, für einen ersten Durchlauf einplanen. Sie versuchen, die Arbeit gut genug zu verstehen, um einen sinnvollen nächsten Schritt zu wählen, nicht ein Handbuch für das gesamte Unternehmen zu erstellen.

Seien Sie bereit zu entdecken, dass KI nicht der nächste Schritt ist. Ein klareres Formular, eine gemeinsame Checkliste oder eine einfachere Genehmigungsregel können das von Ihnen identifizierte Problem lösen. Ich würde das als ein nützliches Ergebnis betrachten, nicht als ein enttäuschendes.

Devmojos hilft Unternehmen, reale Prozesse mit KI in funktionierende Software umzuwandeln, und ich glaube, dass die beste Automatisierung mit einer ehrlichen Beschreibung der Arbeit beginnt.